Alle mennesker har ret til beskyttelse af deres personoplysninger, og i Newsec Property Asset Management arbejder vi aktivt for at leve op til dette ansvar. Vi har derfor vedtaget denne politik, der fortæller dig, hvordan vi behandler per-sonoplysninger om lejere.

Du kan også kontakte Newsec Property Asset Management vedrørende vores indsamling og behandling af personoplysninger om lejere ved at skrive til persondata@newsec.dk.

Ansøgninger og ventelister

Ved din ansøgning om et bestemt ledigt lejemål eller din tilmelding til Newsec Property Asset Managements venteliste til ledige lejemål, kan vi indsamle følgende personoplysninger om dig:

• navn
• adresse
• telefonnummer
• e-mailadresse
• lejemålspræferencer

De pågældende personoplysninger er nødvendige for, at vi kan registrere din interesse i vores ledige lejemål og til vores kommunikation med dig herom. Da vores service således er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om ændringer i dine personoplysninger. 

Vi vil være dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Såfremt der er eller bliver et lejemålt ledigt, som svarer til dine præferencer, kan vi dele dine personoplysninger med den pågældende udlejer af lejemålet i forbindelse med vores rapportering om kandidater til lejemålet.

Såfremt du har ansøgt om et bestemt ledigt lejemål, og du ikke får lejemålet, vil vi slette dine personoplysninger snarest muligt efter, at vi har meddelt dig, at du ikke har fået lejemålet. Bemærk dog, at du i så fald selv kan tilmelde dig vores venteliste.

Vi sletter din tilmelding til vores venteliste og dine personoplysninger 1 år efter tilmeldingen, medmindre du selv fornyer tilmeldingen. Du kan til enhver tid selv bede om at få slettet din tilmelding og personoplysninger. Vi kan dog lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

Hvis både vi og udlejer vurderer dig som kandidat til et ledigt lejemål, vil vi gemme dine personoplysninger til eventuel senere administrationen af lejemålet.

Vurdering af lejer

Såfremt du er kandidat til et ledigt lejemål, kan Newsec Property Asset Management have brug for at indsamle supplerende personoplysninger om dig, eksempelvis:

• CPR-nr.
• indkomst
• registrering i Ribers Kredit information
• nærmere anvendelse af lejemålet

Såfremt du er en erhvervslejer eller repræsentant for en erhvervslejer kan vi også indsamle følgende personoplysninger om dig:

• erhverv
• stilling
• branchekendskab
• økonomioplysninger
• offentlige regnskabsoplysninger

De supplerende personoplysninger er nødvendige for, at vi kan entydigt identificere dig og foretage en nærmere vurdering af din egnethed til det ledige lejemål. Da vores vurdering således er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om ændringer hertil.

Vi er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Vi indhenter som udgangspunkt de supplerende personoplysninger direkte fra dig. Vi kan dog også indhente supplerende personoplysninger fra andre, men i så fald vil du blive orienteret herom på tidspunktet for indsamlingen. 

De supplerende personoplysninger kan blive delt med den pågældende udlejer af lejemålet med henblik på dennes egen egnethedsvurdering. 

Vi sletter de supplerede personoplysninger, hvis du ikke får lejemålet, eller hvis du får lejemålet, og nogle eller alle af de supplerende oplysninger ikke er nødvendige for administration af lejemålet. Sletning vil ske snarest muligt efter vores meddelelse til dig om, hvorvidt du får lejemålet. Vi kan dog lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

Administration af lejemål

I forbindelse med administrationen af dit lejemål kan Newsec Property Asset Management på vegne af udlejer indsamle følgende personoplysninger om dig:

Boliglejer

• navn
• CPR-nr.
• adresse
• telefonnummer
• e-mailadresse
• billedlegitimation
• fuldmagtsforhold
• tegningsrettigheder
• anvendelse af lejemål
• lejeniveau
• sikkerhedsstillelse
• varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger
• bankkontonummer
• husstand
• ægtefælle
• hold af husdyr
• separation, skilsmisse og samlivsophævelse
• boligstøtte
• adgangsnøgler og -kort
• indretning af lejemål
• fremlejeforhold
• betalingsmisligholdelser
• husordensovertrædelser
• betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af lejeforholdet
• advarsler, påtaler samt opsigelse eller ophævelse relateret til lejeforholdet
• konkurs
• flytning til plejehjem
• dødsfald 
• tinglyste servitutter og rettigheder vedrørende lejeforholdet

Erhvervslejer

• navn
• CPR-nr.
• adresse
• telefonnummer
• e-mailadresse
• billedlegitimation
• erhverv
• stilling
• branchekendskab
• fuldmagtsforhold
• tegningsrettigheder
• anvendelse af lejemål
• lejeniveau
• sikkerhedsstillelse
• omsætningstal ved omsætningsbestemt leje
• varme- og vandforbrug samt øvrige eventuelle forbrugsoplysninger
• bankkontonummer
• adgangsnøgler og -kort
• indretning af lejemål
• fremlejeforhold
• afståelses- og genindtrædelsesforhold
• betalingsmisligholdelser og øvrige overtrædelser af lejeforholdet
• advarsler, påtaler samt opsigelse eller ophævelse relateret til lejeforholdet
• rekonstruktion og konkurs
• dødsfald
• tinglyste servitutter og rettigheder vedrørende lejemål

English

De pågældende oplysninger er nødvendige for, at vi på vegne af udlejer kan entydigt identificere dig og kommunikere med dig samt administrere lejemålet og sikre de hermed forbundne rettigheder og forpligtelser for både dig og udlejer. Da administrationen af dit lejemål således er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om ændringer hertil. 

I forbindelse med administrationen af dit lejemål kan vi også have brug for på vegne af udlejer at indsamle og behandle supplerede personoplysninger om dig i forbindelse med eksempelvis myndighedsbehandlinger eller overtrædelser af lejeforholdets vilkår. Du vil i så fald blive orienteret herom, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav o. lign.

Udlejer er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, og vi er databehandler for udlejer.

Dine personoplysninger vil blive videregivet til den pågældende udlejer af lejemålet, ligesom de kan blive videregivet til offentlige myndigheder i det omfang, vi er forpligtet hertil i henhold til dansk ret. 

Som led i drift og administration af vores lejers ejendomme kan vi dele personoplysninger med samarbejdspartnere og leverandører samt tvistinstanser såsom huslejenævn og domstole. 

Hvis der er behov for udbedring af en ejendom kan vi videregive personoplysninger til håndværkere, således at håndværkere kan koordinere og aftale et tidspunkt med beboeren ift. udbedring. 

Hvis du bor i en ejendom, hvor der er etableret en beboerrepræsentation, er vi forpligtet til at vide-regive relevante oplysninger om lejerne og lejemålene til beboerrepræsentationen. 

Lejekontakter skal fremvises i huslejenævnssager til brug som sammenligningslejemål, og lejekon-trakter kan derfor i den forbindelse blive videregivet i anonymiseret form til huslejenævn, som i vis-se tilfælde dog skal besigtige lejemålene, og til eksterne advokater i en huslejenævnssag.

Bliver en ejendom solgt, således at Newsec ikke længere skal administrere ejendommen, videregi-ves relevante oplysninger om ejendommen, herunder beboelses- og lejeforhold, til den nye admini-strator. 

Vi opbevarer personoplysninger indtil, at ethvert krav i forbindelse med lejeforholdet er forældet, hvorefter de slettes. Vi kan dog opbevare nogle personoplysninger i kortere eller længere tid, hvis personoplysningerne ikke er relevante for et eventuelt senere krav, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som følger af dansk ret, eller hvis et retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Vi sletter ikke personoplysninger i varslinger, aftaler eller andre dokumenter vedrørende lejemålet, som er relevante for en senere lejefastsættelse mv. i lejemålet eller den pågældende ejendom. Vi kan også lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

Generelt

I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger vil Newsec Property Asset Management overholde den til enhver tid gældende danske persondatalovgivning. 

Vores behandling og deling af dine personoplysninger vil være begrænset til det nævnte formål eller for at opfylde eventuelle retlige forpligtelser i henhold til dansk ret. Såfremt vi ønsker at anvende dine personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, vil vi orientere dig herom og indhente dit samtykke på forhånd. Ved anonymisering af dine personoplysninger, så du ikke længere er identificeret eller identificerbar, kan vi dog anvende oplysningerne til andre formål uden at orientere dig herom.

Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret, uautoriseret offentliggjort, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. I tilfælde af sikkerhedsbrud vedrørende dine personoplysninger, der kan resultere i en høj risiko for dig for diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Vi kan dele dine personoplysninger med vores samarbejdspartnere, som arbejder på vores vegne med de beskrevne formål, samt tilknyttede selskaber i Newsec-koncernen, som Newsec Property Asset Management er en del af. I sådanne tilfælde skal disse selskaber overholde vores privatlivspolitik og sikkerhedskrav, og de må ikke bruge de personlige data, som de modtager fra os, til andre formål. Vi kan også dele dine personoplysninger, som en del af en fælles transaktion, såsom en fusion eller salg af aktiver.

Vi overfører ikke personoplysninger til behandling uden for EU og EØS eller en international organisation, medmindre der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, og i så fald vil du modtage orientering herom forinden overførslen.

Vores produkter og serviceydelser er kun henvendt til personer over 18 år, og såfremt vi bliver bekendt med, at personoplysninger vedrører en identificeret eller identificerbar person under 18 år, vil de pågældende oplysninger blive slettet. 

Den hurtige udvikling vedrørende brugen af personoplysninger betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at ændre nærværende politik.

Rettigheder

Som en del af vores indsamling og behandling af dine personoplysninger har du en række rettigheder, eksempelvis ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger og ret til at få dine personoplysninger slettet. Rettighederne kan dog være begrænsede til bestemte situationer eller underlagt visse betingelser. 

For nærmere oplysning om dine rettigheder, herunder anmodning om udøvelse heraf, kan vi henvise til:

Newsec Property Asset Managements politik vedrørende registreredes rettigheder